Yazılım Projelerinde İş Analizi ve Türkiye’de İş Analistleri

Son yıllarda iş dünyasında giderek artan ihtiyaçlar listesinde önemli maddelerden birisi de iş analistleri ve iş analizi süreçlerinin doğru yönetilmesi. Bu süreç ile ilgili bilinmesi gerekenler ve dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktaları sizlerle paylaştığım bu yazım, umarım iş analisti ihtiyacı duyacağınız projeleriniz için katkıda bulunacaktır.

Yazılım Projelerinde İş Analizi

Dijitalleşme Süreçlerinde İş Analizine Neden İhtiyaç Duyulur?

İş analizine neden ihtiyaç duyulur sorusunun cevabı aslında son derece basit ve nettir: bir iş organizasyonunda, bütün süreçlerin detaylıca incelenerek, daha iyi bir yapıya geçebilmek için gereksinimleri doğru belirlemek için iş analizi yapılmalıdır.

Endüstri 4.0 geçiş sürecinde, Big Data başta olmak üzere şirketlerin sahip olduğu veriler her geçen gün daha da önemli hale geliyor. Muazzam bir teknolojik devrim süreci yaşanırken, iş analizi ve benzeri birçok iş kolu da meslek grupları olarak karşımıza çıkıyor. Bu süreçte firmalar için dijitalleşme, piyasalardan kaybolmamak için kaçınılmaz bir hal alıyor. Peki, “çok güzel, hadi dijitalleşelim” diyerek yola çıkmak istiyorsunuz. İşte bu kararı aldığınız andan itibaren karşınıza aşağıdaki sorular çıkıyor;

  • Nereden başlamalıyız?
  • Neler yapılmalı?
  • Hedeflerimiz neler olmalı?
  • Ekibimiz yeterli mi?
  • Alt yapımız bunun için uygun mu?
  • İşyerimizin fiziki koşulları, hedeflerimize uygun mu?
  • Dijitalleşme sürecinde hangi yazılım tercih edilmeli? Hazır bir paket program mı almalıyız yoksa firmamıza özel bir yazılım ve düzenleme gerekiyor mu?
  • Dışarıdan bir ajans mı olmalı yoksa kendi firmamıza bir yazılım uzmanı/mühendisi mi almalıyız?
  • Tasarım işlerimiz için bir ajansla mı anlaşmalıyız?

ve daha yüzlerce soru. Tüm bu soruların cevaplanması ve doğru sonuçlara ulaşılması ile başlayan ve şirketinizin dijitalleşme sürecinin tamamlanmasına kadar geçen süreçlerin tamamı, neden bir iş analizi uzmanıyla çalışılmalı sorusunun da yanıtıdır.

İş Analizi Süreçleri

İş Analizi Nedir?

Orta ölçekli ve büyük işletmelerde, bütün süreçlerin değerlendirilerek, organizasyon yapısının anlaşılır hale gelmesi ve geliştirilebilmesi için detaylı incelemelerin yapılması süreci iş analizi olarak adlandırılır. Bazı işletmelerde iş analizi süreci, personel performans ölçümü gibi algılanmakta olsa da, bu tamamen yanlıştır. İş analizinin temel amacı organizasyonun tamamını anlaşılır bir yapı ile yazılı ve görsel olarak sunabilmek, sistemin zayıf ve eksik noktalarının keşfedilerek, daha iyi ve daha doğru yöntemleri araştırmaktır.

İş Analizi Süreçlerinde Neler Yapılır?

  1. Şirketin organizasyon şeması detaylı olarak çıkartılır.
  2. Birimlerin ekipman ihtiyaçları belirlenir.
  3. Sistemin yavaş işleyen veya tıkanma noktaları bulunan süreçleri belirlenir. Bunlar için çözümler aranır.
  4. Firma çalışanlarının yaptıkları işle ilgili verimliliğini arttıracak yöntem ve eğitimler belirlenir.
  5. İş geliştirme kapsamında sistemin daha kusursuz ve daha verimli işlemesini sağlamak üzere gereksinimler belirlenir.

Tüm bunları oluşturmak için çeşitli yöntemlerden faydalanarak önce bir bilgi havuzu oluşturulur.

  • Personele günlük tutturma
  • Şirket içinde ve müşterilerle anket çalışmaları
  • Birimler arası iletişim analizi
  • Benzeri firmaların işleyişlerinin analizi
  • Kullanılan makine ve teknik ekipmanın potansiyel gücü ve mevcut kullanımının kıyaslanması
  • Şirkette iç denetim mekanizmaları geliştirilmesi

yöntemleri, veri havuzu için oldukça önemlidir.

İş Analizi Süreçlerinde Neler Yapılır?

Yazılım ve İş Analizi Arasındaki İlişki

Şirketinize sade bir kurumsal web sitesi tasarımı yaptırmaktan tutun da, profesyonel bir şekilde e-ticaret alanında da faaliyet göstermeye dek, dijital dönüşüm süreçlerinin tamamında, profesyonel bir iş analizi yapılması gerekir. Standart iş analizi süreçleri işletmenizin iç yapısına odaklanırken, dijitalleşme süreçlerinde iş analizi, daha çok şirketinizin dış dünya ile olan ilişkisine odaklanmaktadır. İşletme sahipleri, akıllarına gelen veya diğer sitelerde gördükleri bütün hoş ve farklı özellikleri kendi web sitelerinde kullanmak isterler. Fakat bunu talep ederken, alt yapılarının buna uygunluğu, içeride bu yapılar için gereken verilerin tutulup tutulmadığı, bu süreçlerin avantaj ve dezavantajları gibi detayları göz önünde tutmazlar. Bu da, söz konusu site veya yazılımı hazırlayacak ekibin, tüm bu süreçlerde veriyi nereden sağlayabileceği, bu konuyla ilgili kimi sorumlu belirleyeceği ve projenin tarih planlarına uygun şekilde işin ilerleyip ilerlemeyeceği konusunda bir kaos süreci yaşamasına yol açmaktadır.

İş analizi süreçlerinin doğru yapılmaması sonucunda ajanslar ve firmalar arasında yaşanan sorunlardan dolayı bitmeyen projelerin oranı %35 ‘dir. Her yıl mahkemelere binlerce firma, yazılımcısı veya tasarımcısı tarafından mağdur edildiğini iddia ederek başvuruda bulunmakta ancak çoğunlukla yazılım hizmetini veren taraf haklı bulunmaktadır.

Ortada bir yazılım / tasarım sözleşmesi vardır ve bu sözleşmede yer alan tüm maddeler firma tarafından hazırlanmıştır. Bu maddeler firmanın beklentilerine uygun şekilde değil de, yüzeysel şekilde verildiği için firmanın memnuniyetsizliği söz konusudur. Yazılım tarafı ise bu maddelere göre sistemin kurgulandığını ve belirli bir ücret farkı sağlanmadan, projenin büyük ölçüde tekrar yapılmasına sebep olacak yeni taleplerini yapmayacağını dile getirir ki ortadaki sözleşme nedeniyle bu konuda haklı konumdadır.

Bu süreçlerde bir iş analizi uzmanı yer aldığında, ihtiyaç ve talepler doğru belirlenmektedir. Doğru taleplerin iletildiği yazılım firması, doğru fiyat ve süre teklifini verebilmekte, ileride oluşabilecek anlaşmazlıklar minimuma indirgenmektedir. En basit örneği ile, şirketinizin muhasebe yazılımı için bir raporlama aracı geliştirilirken, sistem içerisinde takip edilmeyen küçük bir detay verisinin raporunu istiyorsanız, bunu en baştan yazılım firması bilmeli ve bununla ilgili gereksinimleri belirlemelidir. Aksi taktirde, yapılmış tüm sistem ve iş kurgusunun baştan yapılması gerekebilmektedir. Bu da yazılım projelerinin ve yazılım dillerinin yapısından kaynaklanmaktadır.

Türkiye’de İş Analistleri

Ne yazık ki birçok sektörde olduğu gibi, iş analizi alanında da, ülkemizde yetişmiş iş gücü oldukça sınırlıdır. Türkiye’de iş analizi uzmanlarının büyük bir çoğunluğu yazılımcılıktan sıkıldığı veya kod yazmaktan keyif almadığı için kendisini iş analisti olarak lanse ederek bu iş alanına geçmiş kişilerden oluşmaktadır. Ancak yazılım kökenli olduğu için konuya çok fazla teknik açıdan bakan bu kişiler, “müşteri” veya “firma” isteklerini, %100 doğru anlayıp anlamadığından emin olmadan, teknik bir dille düşünüp, yine aynı teknik dille yazılım ekiplerine aktarmaktadır. Bu nedenle de, yanlış anlaşılmalar veya yanlış yönlendirmelerden kaynaklanan hatalar ve kayıplar ortaya çıkmaktadır.

Türkiye’de iş analizi uzmanları alanında ciddi bir açık bulunuyor. Konuya ne %100 teknik bir dille, ne de %100 müşteri dili ile yaklaşmayan, nerede hangi soruları sorması gerektiğini bilen, zamanlama ve sıralamaları neye göre yapması gerektiğini bilen bir iş analizi uzmanı, süreçlerin başarılı ve hızlı ilerlemesi açısından son derece önemlidir.

Bu noktada iki önemli departmana büyük iş düşmektedir. Eğer iş analizi bir hizmet olarak dışarıdan alınacaksa, kişinin benzeri veya daha zorlu projelerde yer alıp almadığı, süreçlerin hangi kısımlarında işin içerisinde olduğu, yazılım teknolojilerine ve iş akışı süreçlerine ne kadar hakim olduğu sorgulanmalıdır. Eğer iş analizi şirket içerisinde yapılacak ve bir uzman ile anlaşılacaksa, insan kaynakları için iş analizi uzmanı seçerken dikkat edilecek özellikleri şöyle listeleybiliriz:

  • Kişinin yöneticilik vasfı var mı? Yöneticilik eğitimi almış mı?
  • Daha önce kaç farklı iş alanında çalışmış?
  • Şirketinizin konseptine benzer bir firmada görev yapmış veya böyle bir firmaya hizmet vermiş mi?
  • Daha önce kaç yazılım projesinde yer almış?
  • Süreçlerde birlikte çalışmak için güvenebileceği yazılımcı veya yazılımcılar var mı?
  • Bir ürününüz hakkında soru sorduğunuzda, eğer ürününüzü yakından tanımıyorsa size ürünü anlayabilmek için doğru soruları soruyor mu?
  • Muhasebe ve finansal süreçler hakkında fikir sahibi mi?

Doğru İş Analizi Olmadan Hazırlanacak Yazılımın Dezavantajları Nelerdir?

  • Proje teslim tarihinde zaman kaybı
  • Bütçe planının dışına çıkan yazılım maliyeti artışı
  • Yazılım kodlarındaki standart yapının, uluslararası kodlama standartlarının dışına çıkan müdahalelerle dağınık hale gelmesi
  • Kodlamadaki karmaşa nedeniyle ortaya çıkabilecek performans kaybı
  • Sonradan müdahale edilen alanlarda olası güvenlik açıkları
  • Sistemin modüler yapısının dışına çıkan ve sonradan geliştirmelere büyük ölçüde engel olan kod yapısı
  • Sistemin geliştirilmesi aşamasında alınacak yazılım hizmeti tekliflerinde, karmaşık kod yapısı ve standartları %100 belirlenmemiş olması nedeniyle ciddi fiyat artışları
  • Zaman içerisinde ortaya çıkacak ihtiyaçların, arkaplanda gereksinimlerini karşılayan veriler olmadığı için, sisteme eklenememesi

Sonuç olarak, dijital dönüşüm süreçleri ve iş analizi ilişkisi, şirketlere zaman ve bütçe açılarından tasarruf ve iş geliştirme projeleri için kolaylık sağlar. Elbette iş analizi yukarıda bahsettiğimiz kısa verilerden ibaret değil. Bu yazının amacı, iş analizi ve süreçlerle ilgili bir fikir sahibi olabilmenizdir.

Yazılım ve İş Analizi

Yazar: Harun Reşit Özel

Dijital Pazarlama Uzmanı olarak uzun yıllardır birçok projede yer aldım. Şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerine danışmanlık yapmaktayım. Nasıl bir web sitesi olmalı, bayi yönetim paneli veya ürün satış paneli nasıl olmalı, nasıl bir CRM yapısı tercih edilmeli gibi konular başta olmak üzere, şirketinizin dijital çağa uyum sağlaması için gerekli süreçlere A'dan Z'ye analiz ve yönlendirme hizmeti veriyorum. Bunun yanı sıra, SEO uzmanı olarak başladığım dijital dünyada, SEO analizi, seo danışmanlığı ve online medya satın alma alanlarında danışmanlık yapmaktayım. Kurumsal firmalar için AdWords hesap yönetimi hizmeti ile maliyetlerinizi düşürmeye odaklı çalışmalar yapmaktayım.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir